ARTIKEL 1 – ALGEMEEN

1.1 Toepassingsgebied

Dit intern reglement bepaalt de rechten en plichten van alle leden, ouders, wettelijke vertegenwoordigers, lesgevers, vrijwilligers en medewerkers van Hypnosis Dance Academy vzw.

Het reglement is van toepassing op alle activiteiten georganiseerd door de club, waaronder onder meer:

• wekelijkse danslessen;
• wedstrijdtrainingen;
• workshops;
• stages en danskampen;
• optredens;
• dansvoorstellingen;
• evenementen;
• alle andere activiteiten georganiseerd door de club.

Door zich in te schrijven bij Hypnosis Dance Academy verklaart ieder lid, of de ouder/​wettelijke vertegenwoordiger van een minderjarig lid, kennis te hebben genomen van dit intern reglement en ermee akkoord te gaan.

Dit reglement vormt één geheel met:

• de statuten van Hypnosis Dance Academy vzw;
• de privacyverklaring;
• de gedragscodes van de club;
• de reglementen van Danssport Vlaanderen;
• het tuchtreglement van Danssport Vlaanderen.

ARTIKEL 2 – LIDMAATSCHAP EN INSCHRIJVING

2.1 Inschrijving

Een inschrijving gebeurt uitsluitend via de door de club voorziene inschrijvingsprocedure.

Door de inschrijving bevestigt het lid kennis te hebben genomen van:

• de inhoud van de gekozen lessen;
• de moeilijkheidsgraad van de cursus;
• deelname aan voorstellingen of andere activiteiten indien deze deel uitmaken van het gekozen programma.

Voor minderjarige leden gebeurt de inschrijving steeds door een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

2.2 Lidmaatschap

Het lidmaatschap geldt voor het volledige sportseizoen waarvoor werd ingeschreven.

Een inschrijving is persoonlijk en kan niet worden overgedragen aan derden.

Het bestuur behoudt zich het recht voor een inschrijving te weigeren indien hiervoor gegronde redenen bestaan, zoals een verstoorde samenwerking uit het verleden, veiligheidsredenen of andere objectieve motieven.

2.3 Wachtlijsten

Voor verschillende lessen geldt een maximaal aantal deelnemers.

Wanneer een les volzet is, wordt gewerkt met een wachtlijst.

Vrijgekomen plaatsen worden toegewezen volgens de volgorde van inschrijving, tenzij de club om organisatorische of pedagogische redenen anders beslist.

ARTIKEL 3 – LIDGELD, BETALING EN TERUGBETALING

3.1 Lidgeld

De tarieven worden jaarlijks vastgesteld door het bestuur.

Het lidgeld omvat uitsluitend de prestaties die uitdrukkelijk bij de gekozen formule vermeld staan.

Extra activiteiten, wedstrijdkosten, tickets of andere bijkomende kosten maken geen deel uit van het lidgeld tenzij uitdrukkelijk vermeld.

3.2 Betaling

Het lidgeld dient betaald te worden binnen 30 kalenderdagen na inschrijving, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Na voorafgaand akkoord van de artistiek directeur kan uitzonderlijk een betalingsregeling in schijven worden toegestaan.

In dat geval dient het volledige lidgeld uiterlijk tegen het einde van februari van hetzelfde sportseizoen betaald te zijn.

Bij niet-tijdige betaling behoudt de club zich het recht voor deelname aan lessen tijdelijk op te schorten totdat de openstaande bedragen werden voldaan.

3.3 Terugbetaling

Na een definitieve inschrijving wordt het lidgeld in principe niet terugbetaald.

Een uitzondering kan uitsluitend worden toegestaan in uitzonderlijke omstandigheden, zoals een langdurige medische ongeschiktheid waardoor verdere deelname onmogelijk is.

De club kan hiervoor een medisch attest of andere bewijsstukken opvragen.

Wanneer een gedeeltelijke terugbetaling wordt toegestaan, behoudt de club zich het recht voor een administratieve kost van € 40, excl BTW percentage aan te rekenen ter dekking van reeds gemaakte administratieve, verzekerings- en organisatiekosten. De terugbetaling gebeurt onder de vorm van een kortingscode, geen cash terugstorting.

De beslissing hierover behoort uitsluitend toe aan het bestuur.

3.4 Workshops, stages en danskampen

Inschrijvingen voor workshops, stages, danskampen en andere tijdelijke activiteiten zijn definitief.

Annulering door de deelnemer geeft geen recht op terugbetaling.

3.5 Overmacht

Wanneer lessen of activiteiten niet kunnen plaatsvinden door omstandigheden buiten de wil van de club, zoals overheidsmaatregelen, extreme weersomstandigheden, pandemieën, brand, technische defecten of andere gevallen van overmacht, zal de club zich inspannen om een passend alternatief te voorzien. Vanaf 2 keer overmacht plant de club een inhaalles in. 1x overmacht wordt niet ingehaald.

In dergelijke gevallen ontstaat geen automatisch recht op terugbetaling van het lidgeld.

ARTIKEL 4 – WERKING VAN DE LESSEN

4.1 Lesperiode

Een sportseizoen loopt jaarlijks van september tot en met mei.

Een volledig seizoen omvat maximum 28 lesweken.

Feestdagen, schoolvakanties, overmacht of uitzonderlijke omstandigheden kunnen aanleiding geven tot wijzigingen in de planning.

Wanneer meer dan vier lessen uitvallen buiten de voorziene vakanties, zal de club zich inspannen om een passende compensatie te voorzien.

4.2 Lesgevers

De lessen zijn stijlgebonden en niet docentgebonden.

Bij afwezigheid van een docent zal de club zich inspannen een gekwalificeerde vervanger aan te stellen.

Een wijziging van lesgever geeft geen recht op terugbetaling van het lidgeld.

4.3 Leswissels

Een wijziging van lesgroep of niveau kan enkel gebeuren na overleg tussen de betrokken docent(en) en de artistiek directeur.

Hierbij wordt rekening gehouden met het niveau, de veiligheid en de goede werking van de lessen.

ARTIKEL 5 – VEILIG EN ETHISCH SPORTEN

5.1 Engagement van de club

Hypnosis Dance Academy vzw engageert zich om een veilige, respectvolle en inclusieve sportomgeving te creëren waarin iedere danser zich optimaal kan ontwikkelen.

De club streeft naar een omgeving waarin:

• respect centraal staat;
• discriminatie, pesten, intimidatie en geweld niet worden getolereerd;
• iedereen zich welkom voelt, ongeacht leeftijd, geslacht, genderidentiteit, afkomst, geloof, beperking of seksuele geaardheid;
• op een gezonde en medisch verantwoorde manier wordt gesport;
• fair play, samenwerking en sportiviteit worden aangemoedigd.

5.2 Aanspreekpunt Integriteit (API)

De club stelt een Aanspreekpersoon Integriteit (API) aan. Leden, ouders, vrijwilligers en medewerkers kunnen bij de API terecht met vragen of meldingen over:

• pesten;
• discriminatie;
• grensoverschrijdend gedrag;
• seksuele intimidatie;
• geweld;
• integriteitsschendingen.

5.3 Gedragscode

Alle leden, ouders, lesgevers, vrijwilligers en medewerkers verbinden zich ertoe de gedragscode van de club na te leven.

Deze gedragscode maakt integraal deel uit van dit reglement.

ARTIKEL 6 – GEDRAG EN ORDE

6.1 Respect

Van alle leden wordt verwacht dat zij zich respectvol gedragen tegenover:

• mededansers;
• ouders;
• lesgevers;
• vrijwilligers;
• bestuursleden;
• medewerkers;
• publiek;
• infrastructuur en materiaal.

Iedereen draagt bij aan een positieve sfeer binnen de club.

6.2 Pesten en grensoverschrijdend gedrag

Pesten, verbaal geweld, fysiek geweld, intimidatie of discriminatie worden niet aanvaard.

Afhankelijk van de ernst kan het bestuur passende maatregelen nemen overeenkomstig artikel 11 van dit reglement.

6.3 Instructies van lesgevers

De instructies van lesgevers, coaches en verantwoordelijken dienen steeds onmiddellijk te worden opgevolgd.

Dit gebeurt in het belang van:

• de veiligheid;
• de kwaliteit van de lessen;
• de goede werking van de groep.

6.4 Materiaal en infrastructuur

Leden behandelen alle materialen, kostuums en infrastructuur met zorg.

Opzettelijke beschadigingen kunnen worden verhaald op het betrokken lid.

ARTIKEL 7 – PRAKTISCHE AFSPRAKEN

7.1 Kledij

Tijdens de lessen wordt de voorgeschreven danskledij gedragen.

Losse juwelen of andere voorwerpen die de veiligheid kunnen beïnvloeden worden verwijderd.

De club kan bijkomende kledingvoorschriften opleggen voor optredens, wedstrijden of voorstellingen.

7.2 Eten en drinken

Eten tijdens de lessen is niet toegelaten.

Kauwgom is verboden tijdens alle lessen, repetities, wedstrijden en optredens.

In het gebouw is enkel eigen water toegelaten. Frisdranken en andere dranken dienen aangekocht te worden aan de bar. 

7.3 Aankomst

Leden worden verwacht tijdig aanwezig te zijn zodat de lessen stipt kunnen starten.

Te laat komen verstoort de leswerking en dient zoveel mogelijk vermeden te worden.

7.4 Afwezigheden

Wanneer een lid verhinderd is, wordt de lesgever of de club hiervan zo snel mogelijk verwittigd.

Gemiste lessen worden niet terugbetaald.

ARTIKEL 8 – WEDSTRIJDTEAMS

8.1 Engagement

Deelname aan een wedstrijdteam vraagt een verhoogd engagement.

Van iedere wedstrijddanser wordt verwacht dat hij of zij zich ten volle inzet tijdens:

• trainingen;
• repetities;
• wedstrijden;
• showcases;
• optredens.

8.2 Wedstrijdkalender

De voorlopige wedstrijdkalender wordt bij het begin van het seizoen meegedeeld.

Van de dansers wordt verwacht dat zij deze data maximaal vrijhouden.

Indien een danser reeds vooraf weet niet beschikbaar te zijn voor bepaalde wedstrijden, wordt dit vóór de start van het seizoen gemeld.

8.3 Aanwezigheid

Aanwezigheid tijdens trainingen is noodzakelijk voor de veiligheid, de kwaliteit van het team en de voorbereiding van wedstrijden.

Herhaaldelijke ongewettigde afwezigheden kunnen aanleiding geven tot een gesprek en, indien nodig, tot een herziening van de plaats binnen het team. Drie afwezigheden tijdens de wekelijkse repetities betekenen automatisch uit het team als vaste danser (enkel een medisch attest of dwingende reden zijn geldig en tellen niet mee zoals bv een schoolopdracht of ‑uitstap, begrafenis …). Een coach moet op zijn dansers kunnen rekenen. Voor de teamspirit is het eveneens opportuun om er steeds te staan.

8.4 Externe wedstrijden en opdrachten

Dansers van een wedstrijdteam engageren zich om prioriteit te geven aan de activiteiten van Hypnosis Dance Academy.

Wie wenst deel te nemen aan externe wedstrijden, optredens of projecten die de planning van de club kunnen beïnvloeden, vraagt hiervoor vooraf schriftelijke toestemming aan de artistiek directeur.

Bij de beoordeling wordt rekening gehouden met:

• de beschikbaarheid voor trainingen;
• de wedstrijdplanning;
• de belangen van het team;
• de goede werking van de club.

8.5 Externe coaching

Wedstrijddansers laten solo’s of duo’s die deelnemen onder de naam van Hypnosis Dance Academy begeleiden door coaches die door de club worden goedgekeurd.

Een danser van een wedstrijdteam kan geen externe coach(es)/trainer(s) van buiten de clubwerking aanspreken voor creatie/​afwerking van een solo/​duo. Wenst de danser hierop een uitzondering, dan dient schriftelijke toestemming gevraagd te worden bij de clubleiding. Docenten uit de middelbare programma’s ism MSKA Roeselare vormen hierop een uitzondering.

8.6 Minimumpakket

Voor wedstrijdteams wordt een minimumpakket van 4 cursussen per week opgelegd.

Wanneer een danser hier tijdelijk niet aan kan voldoen omwille van studies, stage of andere objectieve redenen, wordt hierover vooraf overleg gepleegd met de artistiek directeur.

8.7 Buitenlandse wedstrijden

Dansers die in een Ultimate Team dansen, zijn verondersteld zich ook beschikbaar te maken voor Europese en Wereldkampioenschappen, al dan niet in het buitenland georganiseerd. 

De club doet een voorstel voor vervoer, transfers en hotel van en naar de wedstrijdlocatie. De coach is steeds verantwoordelijk voor zijn team ter plaatse. Hij/​zij is ook het aanspreekpunt ter plaatse. Indien de situatie het toestaat, kan een lid van het Dagelijks Bestuur van de club mee, maar dit is geen garantie.

De club coördineert een jaarlijkse verkoop waarbij elke danser zelf geld kan inzamelen om deze kosten te dekken (Milka Pakketten, snoepzakjesverkoop, pannenkoekenverkoop…).

8.8 Stopzetting deelname

Wanneer een wedstrijddanser beslist het team te verlaten, wordt dit voor de start van het nieuwe seizoen schriftelijk gemeld door te mailen naar info@​hdac.​be. 

Verlaat een wedstrijddanser een wedstrijdteam van Hypnosis Dance Academy vzw om naar een andere club te trekken om onder die club wedstrijden te dansen, dan hebben we daar als vertrekkende club respect voor. We wensen elke vertrekkende danser veel succes. Als return vragen we als club om dan ook geen wekelijkse danslessen meer te volgen bij onze club en je talent dan ook volledig verder te ontwikkelen in je nieuwe club. Wij volgen het principe: je kan niet trainen bij Club Brugge en match spelen bij Zulte Waregem

ARTIKEL 9 – OPTREDENS EN VOORSTELLINGEN

De club organiseert regelmatig optredens, showcases en dansvoorstellingen.

Voor sommige lessen maken deze activiteiten integraal deel uit van het opleidingsprogramma.

De club informeert de leden tijdig over:

• repetities;
• kostuums;
• deelnamevoorwaarden;
• praktische afspraken.

ARTIKEL 10 – VERZEKERING EN AANSPRAKELIJKHEID

Alle leden die correct aangesloten zijn, genieten de verzekeringsdekking die door de club via de sportfederatie werd afgesloten.

Bij een ongeval dient het lid de club zo snel mogelijk te verwittigen zodat, indien van toepassing, een verzekeringsdossier kan worden opgestart.

De club is niet aansprakelijk voor:

• verlies;
• diefstal;
• beschadiging van persoonlijke bezittingen.

Leden zijn aansprakelijk voor schade die zij opzettelijk of door zware fout veroorzaken aan materiaal of infrastructuur van de club.

ARTIKEL 11 – MAATREGELEN EN SANCTIES

Wanneer een lid dit reglement, de gedragscode of de algemene afspraken van de club niet naleeft, kan het bestuur passende maatregelen nemen.

Afhankelijk van de ernst van de feiten kan dit onder meer bestaan uit:

• een mondelinge waarschuwing;
• een schriftelijke verwittiging;
• een gesprek met het lid en/​of de ouders;
• tijdelijke uitsluiting van één of meerdere activiteiten;
• schorsing;
• beëindiging van het lidmaatschap overeenkomstig de statuten.

Voor ernstige feiten kan de club eveneens verwijzen naar de bevoegde tuchtinstanties van Danssport Vlaanderen.

De club zal steeds streven naar een proportionele en zorgvuldige behandeling van elke situatie.

ARTIKEL 12 – PRIVACY EN BEELDMATERIAAL

De club verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de geldende privacywetgeving en de eigen privacyverklaring.

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor doeleinden die verband houden met de werking van de vereniging.

Tijdens lessen, wedstrijden, optredens en evenementen kunnen foto’s en videobeelden worden gemaakt.

Deze beelden kunnen worden gebruikt voor:

• de website;
• sociale media;
• drukwerk;
• promotionele communicatie;
• verslaggeving over de werking van de club.

Aan het gebruik van beeldmateriaal kunnen geen financiële rechten worden ontleend.

ARTIKEL 13 – COMMUNICATIE

De officiële communicatie van de club verloopt via de website, e‑mail, het ledenplatform en/​of andere officiële communicatiekanalen.

Leden verbinden zich ertoe hun contactgegevens actueel te houden.

Wijzigingen van adres, e‑mailadres of telefoonnummer worden zo snel mogelijk aan de club gemeld.

ARTIKEL 14 – WIJZIGING VAN HET REGLEMENT

Dit intern reglement kan worden gewijzigd door het bestuursorgaan van Hypnosis Dance Academy vzw.

De meest recente versie wordt gepubliceerd via de officiële communicatiekanalen van de club.

Door lid te blijven van de vereniging verklaart ieder lid zich akkoord met de meest recente versie van het intern reglement.

Versie: mei 2026